Электронная переписка: как убедить суд принять ее в качестве доказательства

Татьяна Иванова, юрист АБ «Эксиора»

«Юрист компании». 2020. №7

Из-за ограничительных мер в марте — мае компании в большинстве случаев не могли подписывать договоры, акты и другие документы лично. Вместо бумажных экземпляров обменивались скан-копиями и договоренностями по электронной почте. Пока спора нет, проблем с такой перепиской не возникает. Но если появились разногласия, электронную переписку будут оценивать судьи. Что убедит суд признать переписку по e-mail надлежащим доказательством, узнаете из статьи.

Ссылайтесь, что стороны давно переписываются по e-mail, если такого условия в договоре нет

Чтобы контрагент в суде не указывал на то, что электронная переписка по ранее заключенному договору не имеет юридической силы, стоит включать в договор условия об обмене информацией в электронном виде. Однако, даже если в договоре таких условий о направлении корреспонденции по e-mail нет, все равно можете ссылаться на электронную переписку.

Пример: в счет обеспечения исполнения договора поставщик внес на счет заказчика 140 тыс. руб. По условиям договора заказчик должен был вернуть эту сумму поставщику, после того как тот полностью исполнит обязательства. Поставщик исполнил договор и направил заказчику требование о возврате обеспечения по e-mail, затем направил претензию бумажным письмом. Деньги он так и не получил, поэтому обратился в суд.

Суд иск удовлетворил. Заказчик не смог доказать, что поставщик не исполнил свои обязательства по договору и у него были основания удержать обеспечительный платеж. Суд не принял ссылку заказчика на то, что поставщик направил требование о возврате по электронной почте, хотя между сторонами не было соглашения об обмене информацией в электронном виде. Переписку сторон суд оценивает наряду с другими доказательствами[1].

Суд может признать электронную переписку сложившейся практикой сторон, если они долгое время взаимодействуют по e-mail, даже если не указали в договоре адреса электронной почты.

Пример: подрядчик пытался в суде взыскать с заказчика стоимость выполненных работ по договору. Заказчик возражал на требования подрядчика тем, что работы не принял: после того как получил акт, направил подрядчику мотивированный отказ от его подписания по электронной почте, затем бумажным письмом.

Первая инстанция иск удовлетворила. Суд отметил, что подрядчик получил отказ после того, как истек установленный в договоре срок. Ссылку заказчика на электронное письмо суд отклонил, так как в договоре нет условия об электронной переписке.

Апелляция решение отменила, а суд округа ее поддержал. Заказчик вовремя направил мотивированный отказ по e-mail, затем продублировал сообщение в бумажном письме. Суд отметил, что обмен документами по электронной почте был обычным способом документооборота между сторонами. То, что адрес, на который заказчик направлял письма, принадлежит подрядчику, подтверждает доверенность его представителя. На доверенности сторона указала такой же адрес. В этой ситуации прописывать в договоре электронную переписку в качестве способа обмена документами и указывать адреса электронной почты не обязательно[2].

Доказывайте, что лицо, с которым вели переписку, — представитель контрагента

Если компания ведет электронную переписку с контрагентом, должна удостовериться в полномочиях его представителя. Доказать, что вели переписку с контрагентом, сможете, если сообщения отправляли на корпоративную почту, которая известна как почта компании или служебная почта ее уполномоченного сотрудника.

Если стороны не подписали документ электронной подписью, это не значит, что они не вправе сослаться на него в суде.

Пример: компания-бенефициар требовала в суде взыскать с банка-гаранта задолженность по банковской гарантии. В суде банк, который направил гарантию по e-mail, ссылался на то, что гарантия не вступила в силу, так как он не передал ее на бумаге.

На втором круге рассмотрения дела суд округа отклонил доводы банка и принял решение в пользу бенефициара. Скан-копию гарантии бенефициару отправил сотрудник банка со своей корпоративной почты. Суд отметил: сообщения с адреса электронной почты, которая известна как почта самого лица или служебная почта его компетентного сотрудника, свидетельствуют о совершении действий самим лицом, пока не доказано обратное. Кроме того, в договоре о выдаче банковской гарантии не было условия о том, что выдавать гарантию надо исключительно на бумажном носителе[3].

Суды принимают как доказательства скан-копии доверенностей, если стороны включили условие об электронной переписке в договор. Например, между компаниями возник спор, были ли полномочия у сотрудника, который принимал товары, подписывал документы, оказывал услуги. Подтвердить полномочия можно и без оригинала доверенности — одной лишь скан-копией, которую прислал контрагент на электронную почту.

Пример: заказчик выдал доверенность водителю на получение груза от поставщика. Копию доверенности он выслал на электронный адрес поставщика. В итоге водитель груз украл, а заказчик так его и не получил, поставщику не заплатил. Поставщик обратился в суд с требованием взыскать задолженность.

Суд занял сторону поставщика: он передал груз представителю заказчика, который действовал по доверенности. Суд отклонил ссылку заказчика на то, что тот не направлял поставщику оригинал доверенности. В договоре стороны согласовали, что все документы по договору, которые направили по факсу и на электронную почту, имеют юридическую силу. Адреса электронной почты для переписки стороны также указали в договоре[4].

Что делать, если контрагент исказил сведения в переписке

Если сторона представила суду переписку, которую ваша компания не вела, можете заявить ходатайство о фальсификации доказательств. Если не заявить о фальсификации, суд может встать на сторону оппонента, рассмотреть фальшивую переписку как доказательство по делу и принять решение с учетом нее.

Например, в одном деле сторона заявила о фальсификации. Суд назначил судебно-техническую экспертизу. Другая сторона отказалась предоставить эксперту доступ к почтовому аккаунту и к компьютеру. Компания указала, что сменила компьютерную технику и аккаунт. В таких обстоятельствах суд признал заявление о фальсификации обоснованным и не принял электронную переписку в качестве доказательства[5].

Заверьте переписку у нотариуса

*7 тысяч рублей в среднем заплатит компания за то, что нотариус заверит электронную переписку

Чтобы представить суду переписку или документы, которые направили электронно, нужно их правильно оформить, то есть заверить у нотариуса. Кроме самой электронной переписки стоит подтвердить у нотариуса адрес электронной почты контрагента, который есть на его сайте, а также медиафайлы, которые содержит переписка, и другие вложения.

Пример: исполнитель требовал взыскать с заказчика задолженность по договору подряда. Он настаивал на том, что заказчик уклонился от подписания акта выполненных работ, который исполнитель направил ему по электронной почте.

Суд установил, что исполнитель направил заказчику в электронном виде комплект документации по договору, акт выполненных работ, а также продублировал реквизиты для оплаты. Эти обстоятельства подтверждал протокол осмотра доказательств, который произвел нотариус. Суд взыскал задолженность, так как заказчик необоснованно уклонился от подписания акта и не представил исполнителю мотивированный отказ[6].

Иногда суды все же принимают в качестве доказательств электронную переписку, которую не заверил нотариус[7]. Однако практика по этому вопросу неоднородна, встречаются как положительные, так и отказные решения.

Пример: подрядчик пытался взыскать с субподрядчика неустойку за то, что он некачественно выполнил работы и просрочил исполнение. Подрядчик утверждал, что субподрядчик также не направил ему документы, которые был обязан представить вместе с актом выполненных работ.

Суд занял сторону ответчика-субподрядчика, который доказал, что направил подрядчику документы — представил распечатку переписки сторон, хотя ее не удостоверял нотариус. Суд принял распечатку в качестве доказательства, так как подрядчик не представил других доказательств, которые опровергали бы содержание электронной переписки сторон.

Субподрядчик направил подрядчику по электронной почте акт выполненных работ вместе с копиями документов, подрядчик не представил мотивированный отказ подписать акт. Следовательно, субподрядчик обоснованно сдал работы в одностороннем порядке, о чем проставил отметки на акте[8].

В другом деле суды трех инстанций указали, что электронная переписка не может быть достоверным и допустимым доказательством, поскольку нельзя установить ее истинное происхождение и ее не заверил нотариус[9].

[1]Постановление АС Московского округа от 25.02.2020 по делу № А40-110814/2019.

[2]Постановление АС Московского округа от 19.02.2020 по делу № А40-101713/2019.

[3]Постановление АС Московского округа от 11.12.2019 по делу № А40-65530/2017.

[4]Постановление АС Центрального округа от 16.02.2017 по делу № А62-7985/2015.

[5]постановление АС Уральского округа от 05.10.2017 по делу № А34-1179/2015.

[6]Постановление АС Северо-Западного округа от 15.09.2017 по делу № А21-9247/2016.

[7]Абз. 2 п. 55 постановления Пленума ВС от 23.04.2019 № 10.

[8]Постановление АС Дальневосточного округа от 22.05.2019 по делу № А24-3423/2018.

[9]Постановление АС Московского округа от 22.05.2018 по делу № А40-76521/2017.